L’automatisation de certaines tâches est plus que recommandée si l’on souhaite accélérer le développement des activités de son entreprise. De nombreux outils modernes et hautement technologiques existent aujourd’hui afin d’automatiser le maximum de besognes. Peut-on pour autant automatiser la gestion d’un projet ? Voici quelques éléments de réponse.
Oui…avec des outils performants
Automatiser la gestion d’un projet de A à Z n’est pas possible. Malgré les avancées technologiques de ces dernières décennies, l’informatique et les moyens techniques existants ne risquent pas encore de remplacer l’intelligence humaine. Toutefois, un très grand nombre de tâches répétitives et chronophages peut être automatisé. Une telle automatisation est d’ailleurs très recommandée pour gagner du temps et de l’argent.
De nombreux outils d’automatisation s’adressent actuellement aux entreprises de toutes les envergures. Prenons par exemple Bubble Plan (disponible sur Bubbleplan.net), un outil de planification et de pilotage de projet. Il est destiné à ceux qui en sont à leur première gestion de projet et aux managers professionnels et expérimentés. Bubble Plan a été conçu pour faire gagner du temps aux entreprises et optimiser ainsi leur productivité et ce, facilement et sans distinction de domaine d’activité. Et ce n’est évidemment qu’un exemple d’outil parmi tous ceux que les développeurs mettent à la disposition des entreprises.
Notons que l’automatisation de la gestion d’un projet est rentable seulement si l’on mise sur des outils adaptés et efficaces. Ces outils vous permettront alors de vous concentrer sur les tâches ayant une forte valeur ajoutée. Vous pourrez ainsi gagner en compétitivité sur un marché de plus en plus concurrentiel.
Qu’attendre d’un outil d’automatisation de gestion de projet ?
Les tâches réalisables avec un outil d’automatisation de gestion de projet varient d’un dispositif à l’autre. Cependant, ces outils proposent en règle générale de faire les tâches répétitives. Un outil d’automatisation peut par exemple transférer directement les mails reçus dans une base de données commune et accessible à toutes les équipes affectées à la gestion du projet en question. Ces outils peuvent aussi créer automatiquement les projets similaires que l’entreprise doit refaire périodiquement. Bref, à chaque outil ses fonctionnalités.
Mais quel que soit l’outil que vous utilisez, assurez-vous dans un premier temps que les fonctionnalités incluses répondent bien aux besoins de votre projet. Il faudra également vérifier si les options sont complètes et faciles à prendre en main. Posez-vous les bonnes question
- Est-ce que le système présente une organisation optimale (gestion des accès, liste et checklist des tâches, etc.) ?
- Est-ce qu’il permet de faire un suivi précis à chaque étape d’avancement du projet ?
- Est-ce que les options de présentation sont intuitives et complètes (clarté, consultation facile, reporting visuel, etc.) ?
- Est-ce que l’outil optimise la collaboration entre les équipes (centralisation et partage des données, commentaires et chats, alertes à chaque intervention, etc.) ?
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Étant donné les enjeux d’un projet, la sécurité est un autre point essentiel à vérifier avant de choisir un logiciel d’automatisation de tâches. Il faudra donc s’assurer que les données soient stockées sur des serveurs cryptés et conformément à un protocole de sécurité infaillible. Il faudra également être sûr que les données sont accessibles uniquement aux utilisateurs ayant les droits d’accès. La sécurité concerne aussi la sauvegarde automatique des données, ce qui évite les pertes.
Ne pas investir dans un logiciel efficace de gestion de projet, c’est courir le risque de perdre en compétitivité, quel que soit le domaine d’activité. En plus de faire gagner du temps et de l’argent aux entreprises, ce type d’outil réduit les risques d’erreurs et facilite le processus de gestion du projet. En tout cas, soyez toujours au courant des dernières nouveautés en termes de logiciels pouvant être indispensables au développement de vos activités. Les plateformes dédiées aux entreprises, par exemple Mr Entreprise, peuvent vous mettre au courant de ces actus.