La signature numérique existe déjà depuis plusieurs années. Cependant, elle a longtemps été perçue comme étant une simple technologie « de confort ». En effet, la signature manuscrite sur papier a toujours prévalu. Elle n'a pris un véritable essor qu'en 2020 avec l'avènement du télétravail. À l'heure où tout est numérisé, les entreprises doivent aussi basculer vers la dématérialisation. Pour les startups, l'usage de cette technologie offre de nombreux avantages.
La simplicité pour un gain de temps appréciable
La signature électronique regroupe les différentes méthodes d'authentification électronique qui permettent d'accepter et de confirmer un accord ou un contrat. Dans la pratique, il prend la forme d'un tampon électronique qui apporte à la fois la simplicité et la rapidité. Pour les startups qui se veulent être des entreprises innovantes, son premier atout est indéniablement le gain de temps par rapport aux délais de signature conventionnelle.
Par exemple, en temps normal, il faut compter plusieurs jours pour la validation d'un contrat multipartite par les parties prenantes. En recourant à cet outil, ce délai est réduit à seulement quelques minutes. Les signataires ont la possibilité d'apposer leur signature depuis n'importe où et avec n'importe quel canal. Ce qui constitue un réel avantage dans un contexte de travail à distance où la flexibilité prime.
La praticité pour des économies non négligeables
Outre le gain de temps, la signature digitale permet d'économiser de l'argent en raison de sa praticité. En effet, les entreprises n'ont plus besoin d'imprimer les documents pour les signer manuellement. Ce qui constitue une économie de main d'œuvre pour l'impression et la préparation. Une fois les documents signés, il n'est plus nécessaire de se déplacer pour les envoyer par la poste, soit des frais en moins.
À l'ère du tout numérique et connecté, certaines entreprises perdent encore du temps et de l'argent à télécharger et imprimer une version papier des documents à signer. Cela est d'autant plus vrai si les échanges et les retours venaient à se multiplier. Les startups technologiques ne connaissent plus cette routine chronophage et onéreuse.Avec la digitalisation de la signature, le traitement des documents importants est accéléré.
La fiabilité pour une sécurité optimale
Pour information, la signature électronique n'est pas une simple version numérisée d'une signature. Il s'agit d'un procédé technique à part entière qui permet l'identification de l'identité du signataire et garantit ainsi l'intégrité de l'acte. Autrement dit, une fois le document signé, le signataire n'a plus la possibilité de le contester. En plus d'être irrévocable au même titre que la signature traditionnelle, elle présente l'avantage d'être sécurisée et infalsifiable.
La signature numérique offre autant de fiabilité qu'une signature faite à la main. D'abord, les expéditeurs et les destinataires peuvent convenir de la mise en place d'un dispositif spécifique. Ce qui aide à authentifier l'identité du signataire et attester l'authenticité du document. Ensuite, cet outil permet aux différentes parties de s'assurer que le document n'a pas été antidaté ou modifié depuis la date de sa signature.
Un cadre juridique strict pour une valeur légale
D'un point de vue légal, la signature conventionnelle apporte la preuve pour authentifier le document et son signataire. Toute sa valeur réside dans ce pouvoir d'authentification. La question se pose pour la signature électronique. Depuis 2016, l'eIDAS ou Electronic Identification And Trust Services a établi les standards européens en la matière. L'objectif est de conférer aux signatures digitales qualifiées la même valeur juridique que leur version manuscrite.
Pour les startups technologiques qui l'utilisent, cet outil fait donc office de preuve irréfutable dans le cadre de leurs procédures administratives. Depuis 2016, son utilisation s'est même répandue dans les différents secteurs d'activité. Aujourd'hui, les signatures numériques possèdent une valeur juridique à l'échelle internationale. Les plus sécurisées font appel à un chiffrement PKI ou infrastructure à clés publiques pour protéger le document associé à un signataire.
Une gestion optimisée des documents
La gestion optimisée des documents représente un autre avantage de la signature numérique pour les startups technologiques. Tous les ans, les entreprises qui n'ont pas encore amorcé leur processus de digitalisation sont confrontées aux contraintes de l'archivage. Concrètement, elles doivent archiver quelques centaines de kilos de documents en papier. Bon nombre d'entre eux ne servent plus, mais sont pourtant conservés pour diverses raisons : légales, comptables, etc.
Avec la mise en place de la signature digitale, il est possible de concevoir les documents au format numérique. Ce qui simplifie leur archivage et évite l'entreposage des documents en version papier. Cela présente de multiples avantages : gain de temps, économie d'argent et désencombrement. Seuls les documents qui ont une valeur légale sont archivés. Par ailleurs, il n'existe aucune crainte pour qu'ils puissent être déchirés ou détruits par les nuisibles. Pour en savoir plus, visitez le site plugnsign.com.