Apprenez comment utiliser la communication numérique pour améliorer vos relations au travail, et quelles habitudes abandonner dès maintenant. Vous ne pouvez pas le nier : la technologie numérique a changé et beaucoup, la façon dont on communique aujourd'hui, surtout au travail. On ne se rend plus au bureau d'un collègue pour lui remettre un rapport ou dans la chambre du patron pour programmer une réunion. Tout se fait par le biais des ordinateurs portables et des smartphones, toujours avec l'aide de l'internet, si indispensable. On peut se connecter les uns aux autres par e-mail, WhatsApp, FaceTime, Skype, mais vous êtes-vous déjà demandé comment cela affecte la façon dont on construit nos relations ? Comment la communication numérique peut-elle témoigner beaucoup plus contre que si elle n'est pas bien conçue ? Voici un guide pratique de communication numérique pour vous permettre d'améliorer vos relations commerciales et de ne pas manquer une occasion de conclure des partenariats, de gagner de nouveaux clients ou même de gagner cette promotion tant rêvée.
1. Les messages textuels sur le lieu de travail
L'un des outils de communication les plus utilisés aujourd'hui est WhatsApp. Cependant, dans le milieu des entreprises, les messages textuels sont les principaux ennemis d'une bonne relation. En raison de leur commodité, de leur rapidité, de leur facilité d'oubli et de l'absence du très important ton de la voix, les messages peuvent être perdus et pire encore, mal interprétés. Sans compter que nos phrases peuvent souvent exprimer des sentiments et des émotions diverses, comme la colère, l'impatience et la frustration, ce qui laisse le destinataire très confus. Voici ce qu'il faut faire pour que la communication par SMS soit correcte.
- Soyez bref.
L'idéal est d'être aussi concis et direct que possible. Si le message est adressé à un groupe avec patron et collègues, rappelez-vous qu'il peut être interprété de différentes manières. Donc, plus vous êtes clair et objectif, mieux c'est.
- Évitez les acronymes
Il est important d'être bref, mais attention à ne pas utiliser trop de mots abrégés. Outre la confusion qu'ils provoquent, ces acronymes peuvent semer la confusion chez les personnes plus âgées, voire provoquer une défaillance de la communication si le message est lu par une personne d'un autre pays. Cette forme de langage impersonnel peut même donner l'impression que vous êtes une personne paresseuse et antiprofessionnelle.
- Soyez patient
Veillez à ne pas réagir de manière excessive dans la communication. Attendez une réponse avant d'envoyer d'autres données et questions. L'envoi d'une multitude de messages contenant beaucoup de questions et de doutes peut surcharger l'autre. Et vous ? Avec une réputation d'ennui.
- Ne l'ignorez pas
Répondez toujours aux questions ou aux invitations qui vous sont adressées. Ne traitez pas les SMS comme quelque chose que vous pouvez facilement ignorer. L'autre peut alors se sentir sous-estimé, rejeté ou non apprécié. Un simple et poli "merci, mais je ne suis pas intéressé" ou "je vous parlerai plus tard" est préférable à l'absence totale de réponse.
- Se souvenir
Lorsque vous faites partie d'une grande équipe ou que vous êtes employé d'une grande entreprise, les SMS sont un moyen efficace de se souvenir, en particulier pour ceux qui ne voient pas souvent ou qui souhaitent se connecter plus profondément.
- Plus que des mots
Utilisez les fonctions avancées de messagerie textuelle telles que la messagerie vocale, l'envoi de vidéos et le partage d'images. Faites attention à la taille des audios. Bien qu'elles soient plus intimes, si elles sont trop longues, elles peuvent irriter ou même fatiguer le récepteur. Il en va de même pour les photos et les vidéos. Concentrez-vous sur un contenu professionnel, ou assurez-vous que le moment est venu de faire passer un message plus détendu.
2. Commerce électronique
Le courrier électronique n'a pas simplement remplacé la réception du courrier. Elle a créé de nouvelles formes et de nouveaux temps de communication et, surtout dans l'environnement des entreprises, elle est essentielle. Que vous souhaitiez prendre rendez-vous avec des investisseurs potentiels, prendre des notes, envoyer des documents ou rester en contact avec d'anciens clients, le courrier électronique permet d'éveiller de nouvelles relations et aussi de les approfondir. Consultez les conseils suivants.
- Soyez gentil
Commencez votre courriel par un message de bienvenue ou donnez-lui une touche personnelle. Si cela vous convient, adoptez un ton plus impersonnel, comme si vous vous parliez en personne.
- Évitez les monologues
Soyez concis avec ce que vous écrivez, personne ne veut lire un roman. Si vous avez d'autres données à fournir, utilisez le corps du courriel pour les sujets les plus importants et faites une brève introduction. Envisagez ensuite de joindre un document contenant des informations plus complètes.
- Soyez patient
La réponse par e-mail peut se faire en quelques minutes, heures ou même jours, selon la situation. Il est important d'en être conscient. Si votre message est urgent, long ou personnel, il est préférable d'opter pour un SMS ou un appel, afin de ne pas être frustré et anxieux par l'attente.
- Considérez votre temps de réponse
L'inverse est également vrai. Votre temps de réponse crée un précédent et communique quelque chose sur vous et votre façon de travailler. Répondez-vous à un courriel rempli de questions que vous venez de recevoir, en dix minutes seulement ? Permettez-vous que des courriels tombent à la poubelle et y restent pendant des jours ? Vous promettez d'envoyer un document ou une réponse à quelqu'un et vous l'oubliez ensuite ? Chacune de ces attitudes en dit long sur vous.
- Informations essentielles
Assurez-vous d'avoir un abonnement complet, avec le nom de votre entreprise, votre adresse électronique, votre numéro de téléphone, et même l'URL du site web de votre entreprise. Et n'oubliez pas de vérifier l'orthographe.
3. Vidéoconférence
La vidéoconférence est un moyen efficace de rendre le monde plus petit et les pays et villes moins éloignés. Bien qu'il puisse être difficile de faire coïncider les dates et les heures, la vidéoconférence est une bonne option pour ceux qui ont besoin de parler en face-à-face. Découvrez comment faire en sorte que votre réunion soit un succès.
- Focus
Regardez la caméra quand vous parlez et regardez le visage de celui qui parle. Il est facile de se laisser distraire par une image dans le coin de l'écran. On a tendance à regarder plus que l'autre.
- Minimisez les distractions
Mettez le téléphone en mode silencieux, désactivez les notifications, les vidéoconférences loin des téléviseurs ou les conversations parallèles qui pourraient attirer votre attention. Ces distractions, non seulement, entravent votre communication, mais donnent aussi à l'autre personne le sentiment que son temps et sa présence ne sont pas appréciés.
- Minimiser les problèmes techniques
Tester la qualité de l'écran, le Wi-Fi, la capacité du microphone et l'éclairage au moins 30 minutes avant le début de la vidéoconférence. N'oubliez pas d'utiliser des écouteurs pour réduire le larsen et augmenter la clarté du son. S'il y a plusieurs personnes à l'appel, restez silencieux pendant que l'autre personne parle. Si vous avez besoin de taper, placez le microphone sur la sourdine pour que les touches soient bruyantes.
- Soyez poli
N'oubliez pas de commencer et de terminer vos vidéos par des salutations personnelles et de demander comment va l'autre. La sympathie est également une arme de communication puissante.