Vous avez récemment créé votre entreprise en tant que petit entrepreneur ou indépendant et, après avoir rempli toutes les formalités administratives, vous pouvez enfin commencer à travailler pour vos clients. L'une des phases les plus délicates de votre travail concerne les devis et, pour cette raison, vous souhaitez trouver un logiciel qui vous permette de les créer et de les gérer facilement.
Si c'est le cas, ce guide va en effet énumérer quelques programmes de devis faciles à utiliser et pour la plupart gratuits - au moins dans leur version "de base" et/ou pour des périodes d'essai relativement longues - qui faciliteront grandement cette phase très importante de votre activité professionnelle.
Programmes de devis gratuits
Voyez donc les programmes de devis gratuits qui pourraient vous être le plus utiles. Vous trouverez ci-dessous certains d'entre eux qui sont faciles à utiliser et gratuits (dans la version de base ou pour les périodes d'essai).
Invoicex (Windows/macOS/Linux)
Invoicex est une solution polyvalente et ductile, capable de répondre aux besoins de divers professionnels et entreprises. Par exemple, il est considéré comme l'un des meilleurs programmes pour établir des devis, mais il est valable pour de nombreux secteurs. Il est open source, disponible à la fois sur Windows et MacOS et Linux et permet de gérer non seulement les devis, mais aussi les fournisseurs, les clients, les produits, les factures, etc. Basic est gratuit, mais vous permet de gérer jusqu'à un maximum de 100 documents : pour dépasser cette limite, vous devez souscrire à l'un des plans d'abonnement parmi ceux disponibles, à partir de 69 euros/an).
Pour télécharger Invoicex, rendez-vous sur sa page de téléchargement et cliquez sur le bouton vert de téléchargement à côté du système d'exploitation installé sur votre ordinateur pour commencer à télécharger le paquet d'installation du logiciel. Lorsque le téléchargement est terminé, ouvrez le fichier d'installation obtenu et suivez l'assistant pour terminer l'installation. Si vous utilisez Windows, par exemple, ouvrez le fichier .exe, puis cliquez sur les boutons Oui, Accepter, Suivant, Installer et Terminer.
Si, par contre, vous utilisez un Mac, ouvrez le paquet .dmg obtenu, double-cliquez sur le fichier InvoicexSetup à l'intérieur et appuyez sur le bouton Ouvrir. Ensuite, cliquez sur le bouton Suivant, cochez la case J'accepte les termes de ce contrat de licence, puis cliquez sur le bouton Suivant deux fois de suite. Ensuite, il vous suffit d'attendre que la procédure d'installation d'Invoicex soit terminée, de cliquer deux fois de plus sur le bouton Suivant et enfin de cliquer sur OK.
Après avoir terminé l'installation d'Invoicex et lancé le programme, cliquez sur l'élément Uniquement sur cet ordinateur, pour utiliser Invoicex localement, ou Sur le réseau, si vous souhaitez connecter une base de données MySQL externe pour utiliser le logiciel sur le réseau. Ensuite, cliquez sur le bouton "Continuer" et attendez que la base de données soit créée.
Maintenant, dans l'écran Saisissez les données personnelles de votre entreprise, fournissez toutes les données concernant votre activité professionnelle (par exemple, la raison sociale, le numéro de TVA, le code fiscal, l'adresse, le code postal, la localisation, etc. Répondez ensuite par Oui ou Non à la case qui vous propose un essai de 30 jours de certaines fonctionnalités avancées d'Invoicex et redémarrez le programme (en le fermant et en le rouvrant), afin que les modifications que vous venez d'apporter puissent être appliquées.
Avant de procéder à la création de devis, vous devez saisir dans la base de données les données concernant vos clients, vos fournisseurs et vos produits. Cliquez ensuite sur le bouton CLIENTS/ FOURNISSEURS, et ajoutez les données concernant les clients et fournisseurs qui vous intéressent en remplissant le formulaire approprié dans la fenêtre ouverte ; puis cliquez sur le bouton ARTICLES et faites de même avec vos produits.
Une fois que vous avez saisi les données en question dans la base de données, vous pouvez effectivement passer à la création de devis. Pour ce faire, cliquez sur le bouton PREV. et COMMANDES situé dans la section Ventes (à gauche) ou sur celui situé dans la section Achats (un peu plus à droite), selon le type de devis que vous devez créer.
Ensuite, dans la fenêtre qui s'ouvre, cliquez sur le bouton "Nouveau devis" et, dans la fenêtre qui s'ouvre à l'écran, fournissez toutes les données concernant votre devis : Série, Numéro, Date, Client ou Fournisseur, Transport Sp., Encaissement, Notes de paiement, Destination des marchandises, etc. Une fois que vous avez fini de créer votre devis, cliquez sur le bouton "Enregistrer". En cliquant sur les boutons "Imprimer" ou "Créer un PDF", vous pouvez, respectivement, imprimer le devis ou l'exporter au format PDF.
Finson (Windows)
Finson est une autre solution que vous devez essayer. Il s'agit d'un programme de gestion payant, qui coûte 49 euros (TVA comprise), mais vous pouvez le tester gratuitement pendant 30 jours. Il est uniquement disponible pour Windows, son interface est en italien et offre plusieurs fonctionnalités de gestion, vous permettant de créer et de gérer des devis de manière assez simple. Comme la solution mentionnée ci-dessus, elle peut être adoptée dans différents domaines professionnels, donc si vous cherchez des programmes pour des devis hydrauliques, électriques ou autres, vous la trouverez sûrement valable.
Pour l'utiliser, rendez-vous sur sa page de téléchargement, puis cliquez sur le bouton orange Télécharger et essayer gratuitement pendant 30 jours. Sur la page qui s'ouvre, cliquez sur le bouton S'inscrire ici et remplissez ensuite le formulaire proposé pour vous inscrire et accéder au package d'installation du programme : entrez ensuite les lettres que vous voyez dans l'image dans le champ de texte Transcrivez le texte dans l'image ; votre adresse e-mail dans les champs de texte E-mail et Répétez l'e-mail et, après avoir lu la politique de confidentialité, cliquez sur le bouton S'inscrire.
Ouvrez la boîte aux lettres avec laquelle vous vous êtes inscrit plus tôt afin de pouvoir prendre connaissance du mot de passe qui vous a été envoyé. Ensuite, retournez à la page de téléchargement du programme, cliquez sur le bouton Télécharger et essayez-le gratuitement pendant 30 jours et, après avoir fourni vos identifiants dans les champs Email et Mot de passe, cliquez sur le bouton Connexion. Lorsque vous êtes connecté, cliquez sur le lien cliquez ici pour télécharger et attendez que le paquet d'installation de Finson Preventivi soit téléchargé.
Ouvrez ensuite le fichier .exe que vous avez obtenu et cliquez sur les boutons Continuer, OK, Oui et OK. Dans la fenêtre qui apparaît à l'écran, cliquez sur le bouton Démarrer le programme, cochez la case J'accepte les termes et conditions de la licence et cliquez sur les boutons Installer, Oui et Fermer.
Dans la fenêtre de bienvenue du programme qui devrait apparaître à l'écran, il vous sera demandé si vous souhaitez continuer à utiliser la version d'essai de Finson Preventivi ou si vous souhaitez acheter la licence : cliquez sur le bouton "Continuer l'essai", afin de pouvoir continuer à utiliser la version d'essai de l'application.
Dans la fenêtre principale du programme, cliquez sur le bouton Divers (en haut à gauche) et sélectionnez l'un des éléments qui apparaissent à l'écran pour saisir les données nécessaires à la compilation des devis : Le fichier principal de l'entreprise, pour fournir des données sur votre entreprise ; le fichier principal des clients et des fournisseurs, pour ajouter des données sur vos fournisseurs ; le fichier principal des articles/listes, pour entrer des données sur vos articles et produits dans la liste de prix, etc.
Pour ce qui est de la création proprement dite des devis, cliquez plutôt sur le bouton Création situé en haut, sélectionnez l'option Compiler les devis dans le menu qui s'ouvre et cliquez ensuite sur le bouton Nouveau en bas de la fenêtre, de manière à commencer la création d'un nouveau devis. Pour procéder, il suffit de sélectionner le nom du client dans le menu Nom et, comme par magie, toutes les données concernant le client seront insérées dans le devis.
Pour conclure, cliquez sur les onglets Détails, Résumé et Transport pour ajouter les données concernant les produits à inclure dans le devis, afficher les informations de synthèse et les données de transport. Lorsque vous êtes prêt à le faire, cliquez ensuite sur le bouton Enregistrer pour sauvegarder le document et cliquez sur le bouton Imprimer si vous avez l'intention d'imprimer une copie papier.
Programmes de devis en ligne
Vous souhaitez essayer des programmes de devis en ligne que vous pouvez utiliser directement dans votre navigateur sans avoir à installer quoi que ce soit sur votre ordinateur ? Vous pouvez également le faire.
Teamleader CRM
L'une des meilleures solutions disponibles sur le marché pour les devis en ligne est sans aucun doute Teamleader CRM. Vous n'en avez jamais entendu parler ? Il s'agit d'une application Web destinée aux professionnels et aux entreprises, qui offre plusieurs fonctionnalités utiles pour gérer l'ensemble de votre entreprise. Ce n'est pas gratuit : après un essai de 14 jours, vous devez en effet souscrire à l'un des plans d'abonnement parmi ceux disponibles, à partir de 50 euros/mois.
Pour essayer le service, rendez-vous sur la page principale de Teamleader CRM, cliquez sur le bouton "Essayez-le gratuitement" situé au milieu de l'écran (ainsi que dans le coin supérieur droit) et remplissez le formulaire approprié en indiquant vos nom, prénom, adresse électronique, société et numéro de téléphone dans les champs de texte appropriés, cochez la case concernant l'acceptation des conditions d'utilisation du service, puis cliquez sur le bouton "Je veux essayer Teamleader".
À ce stade, rendez-vous dans la boîte aux lettres avec laquelle vous vous êtes inscrit au service, ouvrez le message que vous avez reçu du service et cliquez ensuite sur le bouton Activer mon essai gratuit. Sur la page web qui s'ouvre, indiquez dans les champs de texte appropriés le nom d'utilisateur et le mot de passe avec lesquels vous souhaitez accéder au service, puis cliquez sur le bouton Suivant. Vérifiez que votre pays, votre langue préférée, votre fuseau horaire et votre monnaie sont corrects et si oui, cliquez sur les boutons Suivant et Démarrer !
Pour créer une citation, sélectionnez Opportunités dans la barre latérale de gauche et cliquez sur le bouton Ajouter une opportunité sur la page qui s'ouvre. Remplissez ensuite le formulaire qui vous est proposé en indiquant dans les champs de texte appropriés le titre, le client, la source de contact avec ce dernier, le montant que vous pourriez éventuellement percevoir et la probabilité que l'opportunité de gagner de l'argent se concrétise. N'oubliez pas non plus de sélectionner le nom de l'employé qui s'occupera du travail, à l'aide du menu Affecté à et cliquez sur le bouton Enregistrer pour sauvegarder les modifications apportées.
Sur la page qui s'ouvre, vous devriez voir la chronologie de l'opportunité créée, qui se compose de plusieurs étapes : Nouveau, qui indique quand l'opportunité a été créée ; Contacté, qui indique quand le client a été contacté ; Réunion programmée, qui définit la réunion programmée avec le client ; Devis envoyé, qui indique quand le devis est envoyé et Accepté, qui indique quand le devis est accepté. Le calendrier sera utile pour suivre l'opportunité créée et sa phase de développement.
En ce qui concerne la création du devis, ouvrez le menu déroulant Actions, sélectionnez le point Créer un devis et remplissez le formulaire qui vous est proposé en indiquant le prix, la quantité, le sous-total et le taux de TVA à appliquer. Cliquez ensuite sur le bouton "Sauvegarder" et utilisez l'éditeur qui apparaît à l'écran pour créer le document final à envoyer au client. Ensuite, enregistrez le document en question en cliquant sur le bouton "Enregistrer".
Pour envoyer le devis, cliquez sur l'élément Actions dans la boîte Opportunités et sélectionnez l'option Envoyer le devis dans le menu ouvert. Il vous suffit de taper le message électronique dans lequel vous entrez la citation en pièce jointe, de cliquer sur le bouton "Envoyer" en bas à droite et le tour est joué.